Dokumentationspflicht nach LkSG einfach erklärt

Autor Christian Ehrmann · Stand 28.08.2026 · https://www.catenis.de/lexikon/dokumentationspflicht

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Was es ist

Unternehmen müssen die Erfüllung der Sorgfaltspflichten nachvollziehbar festhalten und die Unterlagen in der Regel mindestens sieben Jahre aufbewahren. Was geprüft, entschieden und getan wurde, gehört in die Akte, einschließlich der Lücken. Eine Erzählung extra für den Bericht ersetzt das nicht.

Dokumentation ist die Spur der Arbeit, nicht ein Text, der hinterher geschrieben wird. Analyse, Priorisierung, Prävention, Abhilfe, Hinweis, Freigabe – jeweils mit Datum und Person. Wer nur den Jahresbericht formuliert, hat die Pflicht verfehlt, sobald der Prüfer die zugrunde liegende Akte verlangt.

Lücken gehören dazu. „Diesen Lieferanten haben wir 2025 nicht vertieft, weil Volumen unter der Schwelle X und kein Hinweis“ ist eine Dokumentation. Eine leere Mappe so zu tun, als sei alles geprüft, nicht.

Catenis hält Lieferant, Fragebogen, Nachweis, Maßnahme, Freigabe und Zeitstempel. Die Plattform bewahrt das auf, solange das Unternehmen das Konto führt. Sie reicht die Unterlage nicht beim BAFA ein und ersetzt keine Archivregel im Unternehmen. Export und interne Aufbewahrung bleiben Sache des Betriebs.

Geltungsbereich

Die Pflicht trifft das verpflichtete Unternehmen. Sieben Jahre ist die Regel im Gesetz, keine Empfehlung. Wer die Akte nach drei Jahren „aufräumt“, weil der Ordner voll ist, hat genau dann ein Problem, wenn die Frage kommt.

Dokumentiert wird der Weg, nicht nur das Ergebnis. Warum dieser Lieferant priorisiert wurde, warum jener nicht, warum eine Abhilfe offen blieb, warum ein Hinweis abgelehnt wurde. Der Prüfer folgt der Entscheidung, nicht dem Hochglanz.

Personenbezogene Daten in Hinweisen und Personalakten der Lieferanten fallen zusätzlich unter Datenschutz. Die LkSG-Akte darf nicht zur offenen Sammlung von Namen werden. Zugriff und Löschfrist müssen zusammenpassen; das löst nicht dieser Text.

Unter der Schwelle verlangen Kunden oft dieselben Nachweise für ein Audit. Dann gilt die vertragliche Aufbewahrung. Praktisch sieht der Ordner gleich aus: Fragebogen, Maßnahme, Freigabe, Datum.

Was zu tun ist

Einen Ort festlegen, der den Stellenwechsel überlebt. Persönliche Postfächer und ein geteiltes Laufwerk ohne Version sind der häufigste Totalausfall. Nach zwei Jahren findet niemand die Analyse von 2024.

Jede Entscheidung mit Satz und Datum. „Nicht geprüft, weil kein unmittelbarer Vertrag und kein substantiierter Hinweis, Stand 12. März.“ Das ist eine Akte. Ein leeres Feld „ok“ ist keine.

Beispiel Shared Drive: Die Risikoanalyse liegt als „final_v3_NEU“ neben „final_wirklich“ ohne Freigabe. Der Mensch, der die Datei kannte, ist weg. Der Prüfer bekommt zwei widersprüchliche Stände und kein Datum der Entscheidung. Das ist der typische Bruch der Dokumentationspflicht, nicht fehlender Eifer.

Version und Freigabe. Jede Analyse hat einen Stand, eine Person, ein Datum. Entwürfe bleiben Entwürfe. Der Prüfer bekommt den freigegebenen Stand, nicht den Ordner mit acht Dateinamen.

Nachweise mit Ablauf führen. Zertifikat, Kodex, Schulung, Fragebogen. Was 2024 galt, gilt 2026 oft nicht. In Catenis stehen Ablauf und Wiedervorlage am Dokument. Ohne das wird die Akte zur Sammlung von PDFs ohne Gegenwart.

Was mindestens hinein muss: abstrakte und konkrete Analyse, Priorisierung, Grundsatzerklärung, Prävention, Abhilfe, Beschwerdefälle, Wirksamkeitskontrolle, die bewussten Nicht-Prüfungen. Jedes Stück mit Datum. Fehlt eines, ist das die Lücke, die der Prüfer zuerst sieht.

E-Mails als einzige Spur sind schwach. Sie gehören als Export in die Akte, mit Betreff und Datum, nicht als Versprechen „steht in Outlook“. Nach der Archivierung der Mailbox ist die Spur weg.

Lücken sichtbar lassen. Offene Fragebögen, überfällige Abhilfen, fehlende Rückmeldung im Beschwerdefall. Wer sie wegfiltert, damit die Mappe sauber wirkt, dokumentiert das Gegenteil der Pflicht.

Aufbewahrung gegen das Berichtswesen halten. Die Novelle hat die formale Außenberichterstattung reduziert. Die interne Nachweisführung und die Frist von in der Regel sieben Jahren bleiben. Wer den Bericht kürzer fasst und die Akte löscht, hat die Pflicht verwechselt.

Typischer Fehler

Die Erzählung für den Bericht schreiben und die Rohakte nicht halten. Ein Jahr später fehlen Fragebogen, Mail und Entscheidung. Übrig ist ein Text, den niemand belegen kann.

Alles in persönlichen Postfächern. Der Einkäufer wechselt. Die Spur ist weg. Der Prüfer sieht eine Lücke, die intern als „wir haben das gemacht“ erinnert wird.

Lücken schönen. Offene Punkte löschen, bevor jemand schaut. Genau diese Punkte hätte die Dokumentation zeigen müssen.

Screenshots ohne Metadaten. Ein Foto vom Portal, kein Datum, kein Lieferant, keine Version. Vor dem Prüfer ist das ein Bild, keine Spur. Der Export aus Catenis oder dem Quellsystem trägt Stempel; der Screenshot selten.

Beispiel Austritt: Die gesamte Analyse 2024 lag im OneDrive einer Person. Nach dem letzten Arbeitstag ist der Zugang weg. Sieben Jahre Aufbewahrung heißt sieben Jahre auffindbar für das Unternehmen. Ein privates Laufwerk erfüllt das nicht.

Grenze

Welche Unterlage im Einzelfall reicht, wie personenbezogene Daten zu schneiden sind und was das BAFA verlangt, bleibt Beratung und Behörde. Das Lexikon beschreibt die Pflicht.

Catenis dokumentiert den Weg in der Plattform. Es ist kein Langzeitarchiv nach jeder internen Richtlinie und keine Einreichstelle. Export und Aufbewahrung außerhalb der Plattform bleiben Sache des Unternehmens.