NDA / GHV – Geheimhaltung als Dokument, nicht als Sorgfalt einfach erklärt

Autor Christian Ehrmann · Stand 28.08.2026 · https://www.catenis.de/lexikon/nda

Bei Zitat URL und Abrufdatum angeben. Keine Rechtsberatung.

Was es ist

Eine Geheimhaltungsvereinbarung schützt ausgetauschte Informationen zwischen Kunde und Lieferant. Catenis verwaltet NDA/GHV als Dokument, nicht als gesetzliche Sorgfaltspflicht. Viele Nachweise lassen sich ohne sie rechtlich unsicher teilen.

Die Geheimhaltungsvereinbarung (NDA, im Deutschen oft GHV) legt fest, welche Informationen vertraulich sind, wer sie nutzen darf und wie lange. Stücklisten, Preise, Rezepturen, Auditberichte, personenbezogene Beschwerdedaten – ohne sie ist der Versand rechtlich oft heikel, auch wenn beide Seiten „schon lange zusammenarbeiten“.

Sie ist kein LkSG-Instrument und kein Ersatz für Risikoanalyse. Wer eine GHV hat und keinen Fragebogen, hat den Austausch abgesichert, die Sorgfalt nicht erfüllt. Wer sensible Nachweise ohne GHV teilt, hat umgekehrt die Compliance-Akte gefüllt und das Geheimnis offenliegen lassen.

Catenis verwaltet NDA/GHV als Dokument und als Fragebogen (unterschriebene Vereinbarung hochladen). Es gibt einen Generator für eine personalisierte GHV. Das ist Dokumentverwaltung, keine gesetzliche Pflicht und keine anwaltliche Klauselprüfung.

Im Onboarding blockiert die fehlende GHV oft den Rest: Zeichnung, CMRT, Rezeptur, Auditbericht bleiben zurück. Deshalb steht der Dokumenttyp am Anfang der Akte, nicht am Ende. Wer zuerst den Stoffbogen schickt und die GHV „später“ holt, hat die sensible Datei schon geteilt.

Geltungsbereich

Bilateral zwischen den Parteien, die unterschreiben. Konzerntöchter und Unterlieferanten sind nur erfasst, wenn der Text das sagt. Eine GHV mit der Holding deckt nicht automatisch jedes Werk.

Laufzeit, Rückgabe, Ausnahmen (bereits bekannte Informationen, gesetzliche Offenlegung) stehen im Vertrag. Behörden und Gerichte können Offenlegung verlangen; die GHV sticht das nicht. Für Hinweisgeberakten gelten zusätzlich Schutzregeln aus HinSchG und LkSG.

Neben QAA und Rahmenvertrag. Viele Kunden schalten den Dokumentenaustausch erst frei, wenn die GHV da ist. Dann ist sie die Tür zur Akte, nicht der Inhalt der Akte.

Catenis speichert die Datei und den Status. Es entscheidet nicht, ob ein bestimmter Datensatz unter die GHV fällt.

Mutual oder einseitig, Konzernklausel, Gerichtsstand: das steht im Text. Eine vom Kunden gestellte NDA kann den Lieferanten stärker binden als die erzeugte GHV. Welche Datei gilt, muss in der Akte eindeutig sein – zwei widersprüchliche PDFs ohne Kennzeichnung erzeugen Streit.

Was zu tun ist

Vor dem Teilen von Zeichnungen, CMRT, Rezepturen oder Auditberichten prüfen, ob eine gültige GHV existiert. Fehlt sie, zuerst das Dokument, dann der Upload der Sache.

Die unterschriebene GHV als Dokumenttyp ablegen, Datum und Laufzeit setzen. Eine mündliche Zusage reicht im Streit nicht.

Wo Catenis eine GHV erzeugt: prüfen, ob der Text zur eigenen Rechtslage passt, unterschreiben lassen, zurücklegen. Der Generator ersetzt keine Beratung.

Ablauf überwachen. Eine abgelaufene GHV macht den nächsten Versand wieder unsicher. Wiedervorlage wie bei einem Zertifikat.

Personenbezogene Daten in Beschwerden und Mitarbeiterlisten zusätzlich über Datenschutz steuern. Die GHV allein ist keine Rechtsgrundlage nach DSGVO.

Weitergabe an Berater, Labore und Zertifizierer nur, wenn der Text das erlaubt oder eine Ergänzung da ist. Der CMRT an den Kunden kann Schmelzen Dritter enthalten; das ist oft der Punkt, an dem die GHV und der Kundenvertrag zusammen gelesen werden müssen.

Nach Vertragsende Rückgabe oder Löschung, soweit vereinbart. Catenis hält die Datei der GHV; die Löschung der ausgetauschten Geheimnisse ist ein eigener Vorgang im Unternehmen.

Typischer Fehler

Compliance-Nachweise an den Kunden schicken, „weil der Bogen das verlangt“, ohne GHV und ohne zu prüfen, was darin steht. Der Bogen schafft keine Erlaubnis zur Offenlegung Dritter.

Eine einseitige Vertraulichkeitserklärung des Lieferanten als beidseitige GHV behandeln. Fehlt die Bindung des Kunden, ist der Schutz lückenhaft.

Die GHV als Sorgfaltsnachweis im LkSG-Cockpit zählen. Sie gehört in die Vertragsakte, nicht in die Risikoanalyse.

Eine automatisch erzeugte GHV ungelesen an alle Partner schicken. Der Generator füllt Namen; er prüft keine Branche und keine Konzernstruktur. Ohne Lesen ist es ein Entwurf mit Unterschriftenfeld.

Mitarbeiterlisten und Beschwerdedaten unter derselben GHV wie Preise versenden, ohne Datenschutz zu prüfen. Die GHV schützt Geschäftsgeheimnisse. Personenbezogene Daten brauchen eine eigene Grundlage.

Eine Konzern-GHV der Holding für jedes Werk als ausreichend zählen, obwohl der Text Töchter nicht nennt. Weitergabe an Labore und Zertifizierer nur, wenn der Text das erlaubt.

Nach Vertragsende die ausgetauschten Zeichnungen liegen lassen, obwohl Rückgabe vereinbart war. Catenis hält die GHV-Datei; die Löschung der Geheimnisse ist ein eigener Vorgang.

Zwei widersprüchliche NDAs ohne Kennzeichnung, welche gilt. Der Dokumenttyp allein löst den Konflikt nicht. In der Akte muss die geltende Fassung stehen.

Die GHV als Ersatz für eine fehlende QAA. Geheimhaltung erlaubt den Austausch. Sie steuert weder Prüfung noch Abweichung.

Eine abgelaufene GHV weiterbenutzen, weil „wir uns kennen“. Die Laufzeit steht im Text. Wiedervorlage wie bei einem Zertifikat.

Grenze

NDA/GHV ist Vertragsrecht, kein Gesetz zur Lieferkettensorgfalt. Das Lexikon erklärt den Dokumenttyp. Es bewertet keine Klausel und keine Laufzeit.

Catenis hält die Datei und kann eine GHV erzeugen. Wirksamkeit, Verhandlung und Streitfall bleiben beim Unternehmen und seiner Beratung. Ohne unterschriebenes Dokument ist der Generator nur ein Entwurf. Gesetzliche Offenlegungspflichten gegenüber Behörden sticht die GHV nicht.